Delegar es asignar la responsabilidad sobre procesos concretos, cuyo funcionamiento controlamos por medio de indicadores de desempeño.
Por lo que saber delegar implica lo siguiente:
- El jefe otorga la responsabilidad de una tarea a un empleado
- El empleado está dispuesto a asumir esta responsabilidad
Entonces, ¿cuáles son las claves para delegar de manera eficaz?
- Primero hay que tener bien claro lo que hay que hacer, asignando objetivos claros. Parece obvio, pero en más de una ocasión el jefe delega a su empleado una tarea simplemente diciéndole lo que hay que hacer, sin tomarse el tiempo para explicarle cuál es exactamente el trabajo que tiene que cumplir. Y cómo el empleado no quiere verse mal, tampoco hace preguntas para entender bien las expectativas de su jefe y el alcance del trabajo. Estas situaciones provocan muchas frustraciones de ambos lados.
Para definir lo que hay que hacer, es importante poder describir las tareas a realizar, conocer el propósito de cada una, saber los resultados y avances esperados. - Luego hay que definir las responsabilidades de cada persona involucrada. Debe haber una persona que se hace cargo de la responsabilidad global y otros de las subtareas. También es importante definir quién tiene autoridad sobre los integrantes del grupo de trabajo, cual es el trabajo entregable de cada uno y cuales son los plazos a respetar para lograr el objetivo en el tiempo y plazo definido.
- Existe una mayor cohesión en un grupo de trabajo cuando cada uno entiende los motivos del trabajo a realizar y el contexto general. No querer explicar a nuestros empleados por qué solicitamos su contribución es contraproducente y genera desconfianza, ya que el empleado no se siente involucrado en el proyecto. Cuando uno no entiende para que sirve su trabajo, muchas veces lo hace sin ganas y sin ser muy proactivo ya que no conoce cual es el objetivo final del mismo y a que es a lo que está agregando valor con su desempeño.
- Otro aspecto clave a considerar es cómo hay que realizar el trabajo. El jefe debe comunicar con claridad el modo de operar. Decir a un empleado “sé creativo” y luego criticar cada iniciativa porque no corresponde al modo de trabajar del jefe, demuestra una falta de comunicación y planeación. Hay que tomar el tiempo de aclarar como se va a realizar cada tarea, con que recursos y con que colaboradores.
- Cualquier plan de trabajo debe tener plazos bien definidos, porque de lo contrario, nunca se concretará, dado que nadie sabe para cuando tiene que cumplirse. Hay que establecer plazos claros para el proyecto global y cada subtarea. Hay que planear reuniones para medir los avances y resultados que se van obteniendo y así poder reajustar el plan en caso que sea necesario.
Estas cinco claves te permitirán delegar de manera eficaz, asegúrate que las reglas de trabajo estén claras para ti y tu empleado.
Delegar responsabilidades en la empresa no es una labor sencilla, pero una vez que aprendas a hacerlo y lo asumas como una de tus responsabilidades verás cómo aumenta la productividad y la motivación y así, tu negocio crecerá.